Passo a Passo inicial do Sistema de Documentos
Embora pareça um pouco longo esse tutorial fala de muitas opções.
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Após ler esse post e acessar o sistema irá incluir e dar permissão de acesso para seus arquivos com muita facilidade.
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A Primeira etapa e definir as Categorias de Arquivos que terá no site, defina os nomes para suas categorias e inicie a configuração (poderá alterar o nome da categoria)
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Início – Categoria
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Acesse a área de administração do site
Vá em Componentes/ Docman

Escolha “Categorias”
Clique em “Adicionar”
Na tela que se seguir coloque o Nome da Categoria
Na opção “Item Principal” irá definir se a categoria que está criando é uma categoria inicial ou se é uma subcategoria .
Em “Nível de Acesso” mesmo deixando como “acesso público” quando for incluir seu arquivo poderá definir se o arquivo será visualizado apenas por um determinado grupo ou apenas um usuário.
Publicado (sim e não) permite definir quando a categoria irá ser visualizada.
Descrição: Se deseja coloque um texto informando quais tipos de arquivos encontra na categoria
“Clique Em Salvar”
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Em nosso exemplo a Categoria será “Primeira Categoria”
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Segundo passo:
Criar um Link de Acesso para que o visitante possa entrar na área de arquivos pelo Site.
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Escolha “Menu/ Menu Principal
Na próxima tela Clique em “Novo”
Na tela seguinte Clique em “Docman”
Em “Título” coloque o nome que deseja que o visitante veja para o item de menu.
Em “Alternativo” Repita o “Título”
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Em nosso exemplo o nome do link de menu será “Arquivos”
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Incluindo um Arquivo pelo Site (área frontal)
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Vá para Site.
Na área frontal no menu principal agora aparece o link Arquivos clique nele para acessar seu sistema de arquivos, veja que aparece a categoria “Primeira Categoria”
Faça o login com seu nome de usuário e senha
Acesse a área de arquivos, verá ao lado do item “Pesquisar Documentos” agora tem o item Enviar Arquivo = Clique nele.
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Na próxima tela escolha “Carregar um arquivo do seu Computador” clique em seguinte.
Na tela seguinte clique no ícone “Arquivo” e escolha o arquivo que deseja enviar.
Clique em Enviar (aguarde o sistema subir o arquivo para o servidor)
Após carregar o arquivo verá a tela como na imagem a seguir



Em título o sistema coloca o nome do seu arquivo “altere para o nome que desejar”
Em nosso exemplo utilizamos “logotipo”
Escolha a categoria que o arquivo pertence “Primeira Categoria”
Em aprovado clique em Sim.
Clique no ícone para salvar suas configurações
Pronto dessa forma colocou um arquivo que pode ser baixado e ou visualizado por todos os usuários do site.
Você deve clicar em Aprovar para que seja permitido o acesso dos usuários
Você deve clicar em Publicar para que seja permitido o acesso dos usuários

Vamos ver agora como restringir o acesso a um determinado arquivo.
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Restringir Permissões de Acesso aos Arquivos
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Escolha a aba “Permissões” (veja a tela anterior), nela terá:
“Acessos” permite dar acesso a todos apenas a um grupo de usuários ou apenas para um determinado usuário.
“Responsável” Poderá determinar quem é o responsável por manter o arquivo, ou mantê-lo atualizado.
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Licença
(para colocar um texto onde o usuário concorda para poder visualizar o arquivo)
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Outras Opções
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Grupos de Usuários
Na área de Administração escolha Grupos/ Adicionar Coloque o nome do novo grupo de usuários escolha quais usuários tem a permissão de acessar os arquivos desse grupo e clique em Salvar.
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Configurações Gerais
São configurações mais avançadas do sistema que permitem definir qual tipo de arquivo poderá ser enviado, tipo de permissões, quem poderá aprovar o arquivo etc.
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Aconselhamos a anotar as configurações antes de alterá-las, pode trazer sérios danos ao sistema.
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